Giới Thiệu Các Bước Để Xây Dựng Văn Hoá Cho Thời Đại Số Trong Tổ Chức
Với bối cảnh kinh doanh hiện nay, câu hỏi “Tổ chức của bạn có nên trải qua chuyển đổi số hay không?” đã bị thay thế bởi câu hỏi “Khi nào thì nên thực hiện chuyển đổi số?”. Trên thực tế, nhiều tổ chức đã định hướng lại chiến lược chuyển đổi số như một phong trào toàn doanh nghiệp hơn là một thứ chỉ được giao cho bộ phận Công nghệ thông tin (CNTT).
Các tổ chức hiện đang nỗ lực hết mình, sử dụng đổi mới kỹ thuật số như một cách để nâng cao kết quả kinh doanh trong mọi bối cảnh. Và những nỗ lực này đang được đền đáp xứng đáng. Theo Chỉ số Công nghệ Thông minh của Insight, 89% các nhà ra quyết định về CNTT báo cáo về lợi nhuận cho khoản đầu tư đổi mới kỹ thuật số của họ đang là “ở mức vừa phải hoặc rất thành công”.
Tuy nhiên, mặc dù làn gió chuyển đổi số đang quét qua như một cơn bão và tạo ra sức ảnh hưởng đến toàn thể nền kinh tế, nhưng không thể phủ nhận chuyển đổi số vẫn đang đối mặt với nhiều thách thức. Trong khi quản lý chuỗi cung ứng CNTT vẫn đang là mối quan tâm hàng đầu, thì một mối quan tâm cấp bách hơn lại chưa được đặt đúng vị trí của nó, đó là thu hút sự tham gia của nội bộ. Các ưu tiên, những kinh nghiệm cũ, sự quen tay, quan điểm bảo thủ và sự chống đối thay đổi… tạo ra những sự lệch nhịp trong mối quan hệ giữa các đội nhóm, và đó có thể là hồi chuông báo tử cho bất kỳ nỗ lực chuyển đổi nào. Đó là lý do tại sao khi chúng ta bước trên con đường đổi mới kỹ thuật số, để xây dựng văn hóa cho thời đại kỹ thuật số trong tổ chức, có 8 bước như sau:
Bước 1: Xác định các giá trị số trong tổ chức của bạn
Điều quan trọng trong bước này cần làm, đó là mang đến một trạng thái cởi mở để xác định các giá trị kỹ thuật số. “Kỹ thuật số” không chỉ là công nghệ, một quy trình hay một sứ mệnh tuyên bố; nó là một trạng thái của tâm trí, một cách làm việc, một hệ thống niềm tin và đơn giản hơn là giải pháp.
Văn hóa kỹ thuật số cần phải xây dựng được niềm tin cho các bên liên quan rằng: bằng cách cộng tác, kết nối, thích ứng, linh hoạt, theo hướng dữ liệu, minh bạch, đa dạng và cởi mở mà cả mọi người có thể tạo ra nhiều giá trị tích cực trong tương lai hơn cho bản thân, doanh nghiệp và cả xã hội.
Tùy thuộc vào đặc điểm riêng mà mỗi tổ chức s sử dụng, xây dựng một bộ công cụ (và phương pháp) ứng dụng kỹ thuật số khác nhau. Nhưng chìa khóa để xây dựng một nền văn hóa kỹ thuật số hiệu quả là sự đồng thuận từ mọi thành viên với những giá trị cốt lõi mà nền tảng số mang đến.
Một lưỡi kiếm sắc bén nhưng không có ai (hoặc không có ai thực sự cố gắng) sử dụng nó, thì nó cũng chẳng hơn một lưỡi dao rỉ bao nhiêu.
Trước khi chuyển đổi số, tổ chức của bạn nhiều khả năng đã có một bộ giá trị hoặc niềm tin cụ thể rồi. Tuy nhiên, những điều này cần được xem xét một cách hợp lý nếu chúng có sự xung khắc với các ưu thế mà kỹ thuật số mang đến (chẳng hạn như: tính tương tác và tính kết nối). Từ đó, chúng ta điều chỉnh những phương thức lại phù hợp hơn. Dẫu vậy, chúng ta vẫn cần phải tôn trọng quan điểm của các bên liên quan, vì chỉ có thông qua những phản hồi và góp ý từ các bên liên quan, chúng ta mới có thể tạo ra một tập hợp những người cùng theo đuổi mục tiêu chuyển đổi số; từ đó tạo ra ý thức về quyền sở hữu chung cho tất cả những con người có liên quan đến công cuộc chuyển đổi số.
Bước 2: Đánh giá xuất phát điểm
Trong một tổ chức, thông thường sẽ tồn tại những văn hóa đã từng rất thành công, với nhiều khía cạnh mà các thành viên trong tổ chức ước có thể giữ được nó càng lâu càng tốt! Nhưng lựa chọn của bạn sẽ là gì trong bối cảnh bạn cần những thay đổi bao gồm việc lược bớt những khía cạnh về văn hóa mà bạn muốn giữ lại cho tổ chức của mình, để phục vụ trong công cuộc mở rộng mà doanh nghiệp của bạn cần, cũng như để thu về những lợi ích cực kỳ to lớn của các chuyển đổi số?
Lúc này, việc tổ chức của bạn cần thực hiện, đó là xem xét mức độ trong các hành động và chiến lược sắp tới, để định vị rõ ràng doanh nghiệp bạn đang cần những giá trị số ở mức độ nào!
Vấn đề này cần được đánh giá dựa qua 3 góc nhìn sau:
- Công nghệ: Có một nghịch lý rằng, những công cụ công nghệ mà các công ty và tổ chức cung cấp cho nhân viên của họ còn kém hơn so với thiết bị của nhân viên họ dùng ở nhà. Điều này không chỉ gây cản trở đến năng suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến niềm tin của những cá thể khác vào công nghệ số.
- Quy trình: Trong thế giới của kỹ thuật số, mọi thứ chuyển động rất nhanh chóng – chúng ta cần thiết lập một quy trình ra quyết định và hành động với tốc độ nhanh (và trong những trường hợp nào đó là đỡ quan liêu hơn). Hãy kiểm tra lại các quy trình và xem xét xem liệu chúng có đang quá tuyến tính, quá cồng kềnh hay quá chậm hay không!
- Con người: Chúng ta đã trao quyền ở mức độ đủ cho nhân viên chưa? Để tạo ra văn hóa số, tổ chức cần khiến mọi người được trang bị các kỹ năng phù hợp, khả năng tự chủ với những gì họ làm tốt nhất và niềm tin rằng những gì họ đang làm là quan trọng. Nếu chưa làm được điều này, những nỗ lực của bạn giống như bơi ngược dòng của một con thác một mình vậy. Nó đơn độc và mạo hiểm.
Bước 3: Nâng cấp bộ công cụ số
Văn hóa kỹ thuật số không hẳn hoàn toàn là công nghệ. Dẫu vậy, công nghệ vẫn là một phần rất quan trọng và cần được quan tâm giữa hàng tá những yếu tố cần thiết khác để xây dựng văn hóa kỹ thuật số. Những điều chúng ta có thể làm để nâng cấp công nghệ cho các nhân viên của mình là gì?
- Đầu tư vào công nghệ có thể cho phép nhân viên của bạn học hỏi kỹ năng mới liên quan đến khách hàng của và trở thành người giỏi nhất có thể trong công việc của họ.
- Hãy cân nhắc việc khuyến khích và tạo điều kiện để nhân viên của bạn thực hiện BYOD – Bring Your Own Device to work, có nghĩa là mang những thiết bị của chính mình để làm việc. Cách nghĩ tưởng chừng rất đơn giản này lại là một con đường cực kỳ hữu ích và nhanh chóng để khắc phục những điểm yếu về công nghệ mà tổ chức đang mắc phải. Thêm vào đó, tính an toàn và riêng tư cũng được đảm bảo bên cạnh những lợi ích tuyệt vời về công năng và tính linh hoạt mà điều này mang lại. Nn nhớ, thông thường, các thiết bị cá nhân của nhân viên (trừ các thiết bị sử dụng cho đội nhóm) sẽ còn xịn hơn các thiết bị mà công ty cấp dùng nhiều đấy.
- Tạo cơ hội cho nhân viên được tiếp xúc với các công nghệ mới từ thực tế ảo đến công nghệ đeo trên người. Về mặt vật lý, việc sử dụng các công nghệ ảo sẽ loại bỏ các rào cản như sợ hãi, bối rối và hiểu lầm cũng như khuyến khích nhân viên tò mò và sáng tạo hơn trong việc ứng dụng công nghệ. Tôi đã thử qua các loại công nghệ như thiết bị xem thực tế ảo dựa trên Google Cardboard, giá rất rẻ (chỉ vài trăm ngàn đồng thôi) nhưng trải nghiệm thì rất mới mẻ, và có thể là một bài tập nhỏ để tiếp thêm động lực và hứng thú làm việc cho nhân viên.
- Đầu tư vào các công nghệ có khả năng hợp tác để kết nối mọi người ở nhiều phòng ban – vị trí khác nhau. Vì giá trị chúng mang lại là rất to lớn và thực tiễn.
Bước 4: Hoàn thiện hóa quy trình
Giá trị cốt lõi mà kỹ thuật số mang đến chính là sự hợp tác và cởi mở với các ý tưởng.
Vì thể, chúng ta có thể xem xét những phương thức để những quy trình hỗ trợ cho những ý tưởng có thể len lỏi đến nhiều nhiều ngóc ngách trong tổ chức. Bên cạnh đó, chúng ta cũng cần xem xét một cách rộng hơn quy mô của hệ sinh thái thay vì chỉ nhìn nó thông qua những nhà cung cấp, đối tác và khách hàng. Điều này không chỉ mở rộng khả năng sáng tạo của bạn mà còn cung cấp những hiểu biết sâu sắc và thực tế hơn để hỗ trợ bạn trong quá trình ra quyết định.
Hãy dựa vào dữ liệu trong tất cả những gì bạn làm thay vì dựa vào ý kiến chủ quan bởi điều này sẽ có thể gây ra một loạt các hành vi và quyết định mang tính chất định kiến.
Cuối cùng, để hoàn thiện quy trình, cần tổ chức được những nhóm nhỏ, linh hoạt nhưng gồm đủ những thành viên chuyên trách trong nhiều lĩnh vực nhất có thể, miễn là nó không ảnh hưởng đến tính linh hoạt. Một quy trình được thiết kế dành cho văn hóa số cũng sẽ mang đến tốc độ nhanh như tốc độ của không gian số vậy. Miễn là chúng ta làm đúng và kiên quyết theo đuổi đến cùng.
Bước 5: Tăng tương thích giữa con người trong tổ chức
Để thúc đẩy một nền văn hóa kỹ thuật số, chúng ta không thể chỉ thực hiện việc cập nhật phần mềm cho nhân viên của bạn. Nó phải là một vấn đề được giải quyết bằng trái tim và khối óc.
Những điều sau chính là những chìa khóa để khơi dậy tiềm năng của nhân viên, đặc biệt là nhân viên thuộc thế hệ Gen Y (những người sinh năm1981 đến 1996). Đào tạo, trao quyền và thiết lập mục tiêu trong công việc là ba chìa khoá quan trọng nhất.
- Về đào tạo
- Thực hiện đào tạo chính thức về công nghệ, quy trình và tư tưởng mới sẽ giúp xây dựng năng lực và sự tự tin cho nhân viên. Đây cũng là những chương trình sẽ làm bệ phóng cho nhân viên nỗ lực phát triển và dành vị trí cao hơn.
- Đối với những hướng đi mới cho những dự án lớn như chuyển đổi số, việc bạn lấy ý kiến ngược từ nhân viên không chỉ giúp tìm ra các giải pháp mà còn là tiền đề cho một nền văn hóa cởi mở hơn.
- Tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi liên tục thông qua nhiều nguồn lực. Chúng ta cần định hình lại và tổ chức bài bản cách mà tổ chức chúng ta học tập. Cung cấp cho nhân viên các phương tiện để làm như vậy một cách linh hoạt trong thời gian riêng của họ là xu thế phổ biến hiện nay.
- Về trao quyền:
Tin tưởng và trao quyền nhân viên không phải là điều mà tổ chức nào cũng có; Các mô hình cũ của chúng ta hoạt động theo bảng chấm công và đánh giá hàng năm. Ngược lại, trong kỷ nguyên số, sự linh hoạt về giờ giấc, vị trí và hiệu suất sẽ được đền đáp bằng lòng trung thành, sự nhiệt tình và chủ động trong công việc.
Thực hiện trao quyền cũng là sự khuyến khích cho các cá nhân sáng tạo và chia sẻ, không chỉ ở không gian mạng mà còn trong công việc thường nhật.
- Mục tiêu trong công việc:
Thế hệ thiên niên kỷ Millennials nói riêng đang tìm kiếm ý nghĩa hơn trong những gì họ làm. Sức trẻ, tham vọng và nhiệt huyết khiến cho tâm lý của thế hệ này rất đề cao việc tìm kiếm ý nghĩa trong những gì mình làm.
Họ muốn những gì họ làm giúp mang lại một mục đích lớn hơn và tốt đẹp hơn. Nếu mục tiêu đó có yếu tố lợi ích xã hội mạnh mẽ thì càng tốt. Việc xác định và vận hành theo một mục tiêu ý nghĩa đòi hỏi sự nuôi dưỡng của một nền văn hóa, thông qua các lý tưởng và hành động cần thiết để thực hiện, và thực hiện một cách bền bỉ.
Bước 6: Hiểu được rằng mọi thứ không chỉ là về công nghệ số
Trong một thế giới vận hành không ngừng nghỉ, nhân viên rất dễ bị “burn-out” – một thuật ngữ chỉ việc bị cạn kiệt (về chất xám và năng lượng) khi đã dốc quá nhiều sức trong công việc, tình trạng này có thể dẫn đến việc bị mất khả năng sáng tạo và gây suy nhược cơ thể cũng như những bệnh lý tâm lý khác. Suy cho cùng, việc chúng ta áp dụng công nghệ số là để tăng hiệu suất làm việc CÙNG khả năng sáng tạo, chứ không phải là để nhân viên của chúng ta bị quay cuồng trong dòng chảy liên tục của những email và tin nhắn trên màn hình máy tính. Vì thế, công nghệ phải gắn liền với việc làm tăng hiệu suất cho cả tổ chức lẫn những cá nhân có tham gia cũng như tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn cho tất cả các thành phần.
Một nghiên cứu đã chỉ ra được, việc gửi email sau giờ làm việc mỗi ngày đã đốt cháy đi tất cả tăng trưởng về hiệu suất mà công ty đó có thông qua chuyển đổi số.
Bước 7: Phát triển đội ngũ lãnh đạo đáp ứng được các yêu cầu của thời đại số
Công nghệ số đã thay đổi mọi thứ, kể cả về năng lực lãnh đạo. Thật vậy, đã qua rồi cái thời mà người lãnh đạo là người biết và nắm rõ mọi thứ, và có thể điều khiển cả con tàu một cách hiệu quả thông qua việc “chỉ huy” và kiểm soát. Các giá trị lãnh đạo mới mà kỷ nguyên số yêu cầu hiện nay lại đòi hỏi những khía cạnh hoàn toàn mới mẻ, bao gồm:
- Sự cởi mở với các ý tưởng
- Tính minh bạch trong công việc để bóc tách vấn đề cùng đội ngũ
- Tư duy kết nối để thực hiện các dự án cần những nhóm linh hoạt – vốn được cấu thành từ nhiều cá nhân thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau
- Khả năng kiểm soát và cho phép sự thất bại
- Năng lực xử lý và đánh giá dữ liệu (cũng như khả năng chọn lọc và ra quyết định thông qua dữ liệu)
- Năng lực học hỏi có ứng dụng thuần thục các công nghệ số
- Khả năng lôi kéo sự đồng thuận cũng như phát triển niềm tin về tương lai số trong tổ chức thông qua việc nắm rõ và biết cách trình bày những giá trị và lợi ích của kỹ thuật số
Bước 8: Xây dựng văn hoá thành công trong kỷ nguyên số
Nếu như chuyển đổi số, là mũi nhọn để chúng ta khai phá những cơ hội mới và xuyên thủng những thách thức cũ, thì văn hóa, nằm ở phần sâu thẳm và khó có thể thấy rõ ràng nhất chính là nền tảng và giá đỡ cho thành công của cả một tổ chức. Peter Drukker đã từng nói: “Văn hóa ăn chiến lược như ăn bữa sáng”, tại sao ông ta lại nói vậy? Đó là vì, các đổi thủ cạnh tranh của chúng ta, có thể dễ dàng sao chép các chiến lược của chúng ta, nhưng một văn hóa thì lại là một câu chuyện khó hơn nhiều nếu muốn bắt chước. Vì thế xây dựng một văn hóa thành công trong kỷ nguyên số, chính là tự tạo ra được một lợi thế cạnh tranh bền vững và mạnh mẽ nhất mà tổ chức có thể có được.
“Blockchain – Giới thiệu về công nghệ chuỗi khối” là một trong 20 chuyên đề thuộc chương trình đào tạo trực tuyến của Trung tâm Hỗ trợ DNNVV phía Bắc (thuộc Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư). Chương trình được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% kinh phí. Tìm hiểu thêm về các chuyên đề và đăng ký tham dự miễn phí tại đây: https://vietnamsme.gov.vn/elearning/.
